Informazione alla popolazione, partecipazione, approvazione, aggiornamento e diffusione del piano: premesse e generalità

L’articolo 2 del Codice della Protezione Civile, D.Lgs n. 1/2018 fissa fra gli obiettivi principali delle attività di Protezione Civile la tutela della vita, dei beni, degli insediamenti, degli animali e dell’ambiente dai danni o dal pericolo di danni causati da calamità naturali o dall’attività dell’uomo.

Fra gli aspetti normativi e scientifici di preminente importanza nella predisposizione di un Piano di Protezione Civile moderno, le fasi inerenti le attività di previsione giocano un ruolo fondamentale sia per l’organizzazione del Servizio Nazionale che per la pianificazione di protezione civile e sono svolte con il concorso di soggetti scientifici, tecnici e amministrativi competenti con l’obiettivo di identificare e studiare gli scenari di rischio e, quando possibile, di preannunciare, monitorare, sorvegliare e vigilare gli eventi e i livelli di rischio attesi.

Parimenti, la fase di prevenzione, nella sua concezione olistica dell’insieme delle attività, strutturali e non strutturali, predisposte con lo scopo di evitare o ridurre i possibili danni in caso di calamità, rappresentano un ulteriore fase di fondamentale importanza strategica.

Le attività di prevenzione strutturale di protezione civile prevedono la partecipazione da parte di tutti i livelli di governo del territorio alla stesura di linee di indirizzo e alla programmazione di interventi per la mitigazione dei rischi, nonché la realizzazione di interventi per la mitigazione dei rischi in caso di emergenza.

All’interno dell’attività di prevenzione non strutturale di protezione civile, che comprende al suo interno le attività di allertamento del Servizio Nazionale finalizzate a preannunciare e a monitorare gli eventi e l’evoluzione degli scenari di rischio e la pianificazione di protezione civile, si inquadra per la sua importanza, l’informazione della popolazione.

Tale attività, in vero, ricomprende il meccanismo di prevenzione identificato nella diffusione della conoscenza e della cultura della protezione civile, l’applicazione e l’aggiornamento della normativa di settore, la promozione e l’organizzazione di esercitazioni a ogni livello territoriale.

In questo contesto, dunque, si colloca la promozione di iniziative di informazione rivolte ai cittadini delle criticità che possono manifestarsi all’interno di un determinato contesto, con l’obiettivo di migliorare la capacità di risposta collettiva volta ad affrontare l’emergenza delle singole persone e delle comunità.

In particolare la “mission” del Comune di Monsummano Terme è svolgere la propria opera di moltiplicatore delle informazioni, oltre che attraverso la predisposizione del presente Piano e del suo “gemello digitale” rappresentato dal sito specifico di Protezione Civile Monsummanese raggiungibile all’indirizzo https://protezionecivile.comune.monsummano-terme.pt.it/ .

anche mediante la divulgazione a tutte le componenti del Sistema Protezione Civile locale (Associazioni di Volontariato Organizzato, cittadini, stakeholders, Società esterne di Servizi, etc.) ed agli Enti territorialmente superiori interessati capaci di intervenire in prima battuta nel contrastare l’emergenza, nonché occupandosi della diramazione nei loro confronti delle criticità in atto così come rilevate dal sistema di pre allertamento Regionale, Nazionale e Locale.

In questo contesto si inserisce, ad esempio, la campagna nazionale di comunicazione dedicata alle buone pratiche di protezione civile “Io non rischio” alla quale, ha aderito il settore protezione civile della Regione Toscana, organizzando corsi di formazione specifici rivolti agli Enti Locali e Associazioni e che supportano le organizzazioni di volontariato nella loro attività di divulgazione e informazione.

La campagna ha lo scopo di informare i cittadini residenti in un determina luogo circa i rischio del proprio territorio attraverso una serie di iniziative pubbliche, a partire dal 13 Ottobre data della Giornata internazionale per la riduzione disastri naturali dichiarata dall’ONU (hashtag #SettimanadiPC), nelle Piazza delle Città con l’ausilio dei volontari di Protezione Civile. L’iniziativa prevede anche la formazione di un numero annuale di “volontari formatori” che a loro volta formeranno ulteriori volontari che rivolgeranno la propria opera divulgativa verso il pubblico. Tale iniziativa è svolta anche nei confronti degli Istituti Scolastici con il programma “io non rischio Scuola”.

L’importanza del programma non è solo quella di informare tutta la cittadinanza circa i rischi del proprio territorio, ma sopratutto, quella di incontrare i cittadini per far conoscere da vicino il mondo della Protezione Civile. Il supporto offerto online nel sito dedicato alla campagna “iononrischio.protezionecivile.it” è ricchissimo di materiali, documenti, approfondimenti tematici e mappe interattive strutturati in base all’età dell’interlocutore.

Il Comune di Monsummano Terme, partecipa attivamente a questa iniziativa mettendo a disposizione i propri canali comunicativi e le proprie strutture. L’hashtag da impiegare sui social è #IoNonRischio.

Ancora fa parte del Sistema Informazione anche l’addestramento dei Volontari delle Associazioni Organizzate verso il raggiungimento di qualificate tecniche di importanza operativa per il territorio monsummanese (quali ad esempio il conseguimento delle qualifiche di volo per aeromobili a pilotaggio remoto).

Ulteriori iniziative sono rese note alla cittadinanza al momento della loro predisposizione.

SEZIONE D: l’informazione del Piano di Protezione Civile

L’informazione del Piano di Protezione civile è parte fondamentale del sistema di prevenzione. Relativamente agli scopi del Piano stesso, saranno affrontate le seguenti tematiche:

1. organi destinati all’informazione;

2. caratteristiche dell’informazione;

3. tipologia di mezzi di informazione;

4. rubrica telefonica ed indirizzario mail;

5. informazione sul sistema di allerta e simbologie adottate;

Lasciando alla pianificazione di dettaglio relative ai singoli scenari di evento l’approfondimento relativo alle attività di informazione alla popolazione in occasione degli specifici scenari di evento, in questo allegato si riportano i criteri generali di gestione dell’informazione indipendentemente dallo scenario di evento interessato.

Organi destinati all’informazione

Il referente principale dell’informazione in materia di Protezione civile è stabilito nella figura del Sindaco pro tempore.

L’Art. 12 c. 5 del D.lgs. N° 1/2018, stabilisce infatti che “Il Sindaco […] è responsabile […] dello svolgimento, a cura del Comune, dell’attività di informazione alla popolazione sugli scenari di rischio, sulla pianificazione di protezione civile e sulle situazioni di pericolo determinate dai rischi naturali o derivanti dall’attività dell’uomo”.

Considerata la complessità degli aspetti trattati, si individuano tre livelli principali di informazione:

1. Informazione preventiva;

2. Informazione d’emergenza;

3. Informazione post emergenza;

Sono tutte fasi essenziali e necessarie al buon funzionamento del sistema informativo emergenziale:

• attraverso una buona informazione preventiva si condividono con la cittadinanza le conoscenze dei possibili rischi cagionabili da eventi che potrebbero avere come bersaglio il territorio comunale. Informazione che si completa con il trasferimento delle conoscenze dei luoghi frequentati e delle buone pratiche di protezione individuale da porre in essere sia preventivamente sia in concomitanza di eventi emergenziali.

• L’informazione d’emergenza si attiva in concomitanza (fase di allarme) di un evento istantaneo, improvviso, o nell’approssimarsi di una possibile emergenza (fasi di attenzione e di preallarme) per la quale è stato diramato uno stato di allerta. Ha come principale scopo l’attivazione di comportamenti di auto protezione da parte della popolazione. L’informazione d’emergenza è condizione necessaria per la difesa della cittadinanza, non è tuttavia sufficiente ovvero perde parte della sua efficacia in assenza di una buona informazione preventiva che si sia occupata di trasferire ai cittadini come interpretare le comunicazioni di emergenza, il cosa fare e il come farlo in occasione di situazione critiche. L’assenza di consapevolezza sul significato del messaggio emergenziale e soprattutto sulle modalità di comportamento conseguenti è di per sé una possibile fonte di panico collettivo (o di contro di sottovalutazione) del quale di deve tenere debita considerazione sia nelle fasi di informazione preventiva sia nei messaggi trasmessi in emergenza, avendo cura di strutturare il comunicato in maniera chiara e sintetica evidenziando gli elementi essenziali e le azioni di auto protezione da porre in essere.

• L’informazione post emergenza, ricalca le modalità della comunicazione preventiva ed è finalizzata al ripristino dello stato di normalità.

Lo sviluppo tecnologico agevola notevolmente il compito dei Sindaci nell’informazione alla cittadinanza grazie alla disponibilità di nuovi sistemi a diffusione attiva (ovvero il cittadino accede alla fonte di informazione istituzionale per aggiornarsi sugli eventi) e a diffusione passiva (attraverso sistemi che comunicano al cittadino situazioni senza che questo si sia attivato per informarsi).

L’impiego della tecnologia non esime naturalmente dal parallelo utilizzo dei metodi di comunicazione tradizionali che non vanno ne trascurati ne abbandonati: ad esempio l’utilizzo dei mass media (diffusione attiva), il passaggio porta a porta o l’impiego di sirene o impianti megafonici (diffusione passiva) sistemi che restano ad oggi necessari per raggiungere quella parte di popolazione che non usa strumenti tecnologicamente avanzati.

Quando si parla di protezione civile il concetto di ridondanza deve essere visto come un valore aggiunto e non come un dispendio inutile questo a causa della vulnerabilità dei sistemi e delle reti che possono cessare di funzionare a causa di calamità o disastri. Anche la sovrapposizione delle modalità d’informazione è utile al conseguimento dello scopo, occorre tuttavia prestare le dovute attenzioni per non incorrere in situazioni di sottovalutazione del messaggio da parte del destinatario in conseguenza di una eccessiva esposizione. Viene quindi strutturata una gerarchia informativa a crescita progressiva che sia chiara, precisa e condivisa con la pluralità degli emittenti locali e dei destinatari dell’informazione.

Lo schema gerarchico è qui appresso evidenziato in tabella:

SCHEMA GENERALE DELL’INFORMAZIONE DI PROTEZIONE CIVILE
OBIETTIVI GENERALI		Creare una cultura resiliente attraverso la consapevolezza delle rischio e la conoscenza delle pratiche di autoprotezione
CARATTERISTICHE GENERALI		Presidiata, puntale, esaustiva, chiara, trasparente, accurata, coerente, predisposta all’ascolto, inclusiva.
Livello	Obiettivi	Modalità	Contenuti
PREVENTIVA	Informare la popolazione sui rischi a cui si è esposti e sulle modalità di auto protezione;   Far conoscere il funzionamento del Sistema di Protezione Civile e le aree di raccolta della popolazione;   Condividere per fa riconoscere il sistema di allertamento e i comportamenti conseguenti	Strumenti divulgativi che utilizzino canali differenti per raggiungere il maggior numero possibile di persone;   Interventi a lungo termine attraverso percorsi formativi in ambito scolastico;   Promozione del volontariato di Protezione Civile	Conoscenza dei rischi insiti nel territorio e generici;   Macro organizzazione del Sistema di Protezione Civile locale e Procedure di emergenza;   Sistemi di allertamento;   Buone pratiche di auto protezione;   Aree di Protezione Civile deputate alla gestione dell’emergenza
EMERGENZA	Informare la popolazione dell’evento previsto o in corso;   Attivazione delle azioni individuali di auto protezione e di mitigazione del rischio;   Governare l’emergenza;   Portare soccorso	Strumenti divulgativi che utilizzino canali differenti per raggiungere il maggior numero possibile di persone Interventi a lungo termine attraverso percorsi formativi in ambito scolastico Promozione del volontariato di Protezione Civile	Conoscenza dei rischi insiti nel territorio e generici Macro organizzazione del Sistema di Protezione Civile locale e Procedure di emergenza Sistemi di allertamento Buone pratiche di auto protezione Aree di Protezione Civile deputate alla gestione dell’emergenza
POST EMERGENZA	Informare del cessato allarme; Censire gli eventuali danni; Attivare le azioni necessarie per il ritorno alla normalità	Gli stessi canali utilizzati per l’attivazione dell’emergenza ad esclusione dei segnali sonori	Comunicazione del cessato allarme A chi rivolgersi per richieste di aiuto e segnalazioni dei danni Invito a mantenersi informati

 

In tempo di pace l’Amministrazione Comunale, attraverso i suoi organi tecnici informa i destinatari del Piano al fine di costituire una formazione preventiva con aspetti educativi e conoscitivi secondo il principio in base al quale “l’informazione è strategia di mitigazione del rischio”.

Tale informazione consiste, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nella:

1. predisposizione di uno specifico sito come branca del sito istituzionale, raggiungibile direttamente o dall’Home Page del sito istituzionale, facilmente individuabile, raggiungibile ed inclusivo, dove riportare tutte le notizie relative alla redazione del Piano, ai suoi aggiornamenti, alle misure preventive da porsi in essere in ragione degli scenari di rischio individuati nel Piano stesso, nonché tutte quelle informazioni (comunicati, relazioni scientifiche a valenza locale, calendario di incontri con Associazioni, Volontari, Scuole, Liberi Professionisti, Istituzioni, etc.) opportunamente veicolate attraverso l’U.O.A. Protezione Civile;

2. informazioni continuative e costanti emanate sui canali Social ufficiali della Protezione Civile di Monsummano Terme, in ossequio alla policy di impiego di tali mezzi nella Pubblica Amministrazione in base ai disposti emanati nelle Linee Guida per i siti web della PA – Vademecum Pubblica Amministrazione e social media¹ gestiti dal Responsabile dell’U.O.A. Protezione Civile;

3. incontri con la popolazione in generale e quella esposta a rischio, in particolare, in cui fornire informazioni utili in materia di auto protezione relativamente agli scenari previsti;

4. adesione alle giornate di Protezione Civile istituite durante la campagna annuale “Io non rischio”²;

5. adesione a network specialistici come Emergenza24 volti alla diffusione di buone pratiche operative e scambio di informazioni;

6. newsletter a carattere informativo ed educativo.

Caratteristiche dell’informazione

L’informazione di Protezione Civile deve sottendere alla massima diffusione e comprensibilità possibile dei suoi contenuti, verso la totalità degli utenti raggiungibili in un determinato territorio.

A tal fine il presente Piano adotta i principi di apertura, trasparenza, partecipazione, condivisione, collettività ed inclusività stabiliti nella Carta di Venezia³.

E’ quindi stabilito che:

1. è vietato l’utilizzo di insegne di istituzioni, corpi dello stato, enti, organizzazioni, giornali, media e ogni altro segno distintivo, anche a scopo satirico che possa indurre un osservatore disattento o con deboli competenze a considerare quel profilo come autentico;

2. Il profilo istituzionale della Protezione Civile dovrà indicare i limiti delle attività on line e ed eventuali orari di presidio. Dovrà indicare altresì anche le social policy adottate;

3. Sindaco o Assessori dovranno utilizzare il solo profilo pubblico istituzionale dell’Amministrazione. Il Sindaco laddove impieghi qualsiasi profilo personale non dovrà utilizzarlo per veicolare informazioni essenziali se non chiarendo che si tratta di una informazione “in qualità di {indicando ruolo e/o qualifica}” ;

4. Considerata la natura a vocazione turistica del territorio monsummanese e, più in generale, valdinievolino, durante le varie vasi di informazione, queste dovranno essere rese, i forma succinta ma completa sul sito della Protezione Civile, almeno in lingua inglese;

5. in base al principio di inclusività, il presente Piano sia reso disponibile a tutti i soggetti in modalità a loro comprensibili ed in particolare:

   1. per i soggetti ipo vedenti in modalità tali che le capacità visive siano compatibili con la specifica persona, come ad esempio la possibilità di usufruire del Piano in modalità “scrittura ingrandita”⁴;

   2. per i soggetti non vedenti: mettendo a disposizione copie del presente Piano con modalità dei letto-scrittura tattile (codice Braille) o con modalità “screen reader”;

   3. per i soggetti non udenti: sistemi di auto lettura e similari.

   4. I dati che servono al soccorso specialistico dei soggetti individuati ai punti precedenti sono raccolti:

      1. mediante apposita scheda pubblicata sul sito web istituzionale;

      2. scheda trasmessa agli indirizzi mail collezionati per ragioni di protezione civile o allerta in caso di emergenza;

      3. al momento di qualsiasi dichiarazione o spostamento di residenza;

      4. in ogni altro modo lecitamente possibile;

   5. tutti i suddetti soggetti, e chiunque voglia aderirvi, sono invitati al download delle:

      1. “112 Where are You?”⁵, App ufficiale del Numero Europeo d’Emergenza mediante il quale tutti i soggetti possono contattare i soccorsi (Forze di Pubblica Sicurezza, Vigili del Fuoco e Soccorso Sanitario) in caso di emergenza nella modalità a loro più congeniale (chiamata silenziosa, chiamata + chat) indicando la tipologia di intervento richiesto. L’iscrizione con inserimento dei propri dati permette, durante la chiamata di emergenza effettuata tramite l’App, di inviare i propri dati, la propria posizione e la natura della richiesta a tutte le tipologie di utenti.

      2. “System Alert Plus”, app ufficiale del sistema di allerta comunale in cui sono inseriti il presente Piano di Protezione Civile, le informazioni di materia di auto protezione, l’identificazione dei rischi probabili, le allerte di Protezione Civile.

Tipologia e mezzi di informazione

L’informazione in tempo di pace

Nella gestione dell’emergenza il primo pensiero è spesso rivolto agli interventi di soccorso, tralasciando, invece, aspetti altrettanto fondamentali quali il ciclo di previsione, prevenzione, soccorso e ricostruzione. In questa sede è fondamentale concentrarsi sulle prime due fasi del suddetto ciclo così da individuare le forme migliori di informazione da attuare nelle emergenze e della rappresentazione dei rischi fra la popolazione, così da poter realizzare delle corrette previsioni circa le risposte individuali nei confronti dei rischi prospettati.

È noto che un’efficace organizzazione della comunicazione in stato di crisi, capace cioè di rispondere in tempo reale alle domande “perché – cosa – come – quando” (oggi integrato nel “sistema 5W+H” infra), contribuisca in maniera rilevante a mantenere alta la qualità della comunicazione alla popolazione circa il fenomeno atteso o in atto e circa le modalità con le quali affrontare o prevenire le situazioni di rischio⁶.

La comunicazione del rischio deve essere il più comprensibile, chiara e coerente possibile, ed essere formulata tenendo conto della fonte della comunicazione, dei destinatari, dei luoghi e dei tempi in cui essa avviene, oltre che dei risultati che si intendono raggiungere, poiché l’efficacia è strettamente legata alla percezione, all’immagine e alla credibilità di chi la pone in essere; inoltre, visto che il target è la popolazione, è necessario conoscerne le caratteristiche e l’esigenza informativa specifica, per poter creare dei messaggi che utilizzino un linguaggio adeguato alle competenze del pubblico, non dando nulla per scontato e garantendo la massima fruibilità dell’informazione⁷.

Per meglio coprire l’intero areale di soggetti presenti in un determinato momento storico nel territorio monsummanese interessato da un evento critico o da un’emergenza in atto, saranno quindi impiegati:

1. mezzi di informazione immediata: quali impianti megafonici, comunicazioni mediante pannelli a messaggio variabile, mailing list predisposte verso gli iscritti al servizio di allerta comunale, messaggistica SMS, chiamate con operatore telefonico dedicato;

2. mezzi di informazione unidirezionali: sito web istituzionale, riferimenti a siti web istituzionali in materia di prevenzione e soccorso, sistemi di chat predisposti dall’Amministrazione verso gli iscritti, social networking ufficiale dell’Ente;

3. altri mezzi di informazione: TV locali, quotidiani, radio locali.

Il sistema da adottare è direttamente proporzionale allo scenario da affrontare, non escludendo, però, l’impiego di ogni mezzo possibile ed attuabile in ragione delle capacità logistiche ed operative realmente disponibili al momento dell’emergenza.

Ottenere attenzione, interesse ed assimilazione delle informazioni che si vogliono condividere con la popolazione richiede la valutazione e l’adozione di strategie che utilizzino una pluralità di canali di comunicazione che comprendano un’ampia gamma di strumenti :

SCRITTI	UDITIVI	VISIVI	TECNOLOGICI	EVENTI
Lettere	Lezioni	Foto	Telefono	Mostre
Opuscoli	Conferenze	TV	Posta elettronica	Fiere
Newsletter	Focus Group	Cataloghi	Siti Web	Manifestazioni
Questionari	Conferenze Stampa	Filmati	Social Network	Avvenimenti speciali
Interviste	Interviste	Porta a Porta	Messaggistica istantanea	Esercitazioni
Comunicati Stampa	Megafoni		SMS	Dimostrazioni
Procedure di emergenza	Sirene e Campane		Sistemi automatici di allertamento telefonico
	Radio		Pannelli a messaggio variabile
			112: Where Are You?
			Alert System Plus

L’informazione in relazione alla tipologia d’evento e alla zona

Il Piano ha predisposto apposite sezioni in cui sono stati individuati i rischi diffusi e quelli puntuali. Al fine di fornire il più ampio spettro possibile di informazioni relativamente a questi scenari, sopratutto verso i rischi di tipo puntuale o localizzato, l’informazione dovrà essere adeguata e capillarmente diffusa.

In tale ambito, saranno quindi realizzate campagne di informazione diretta e puntuale, anche mediante:

1. informazione porta a porta con consegna di appositi opuscoli inerenti il rischio e le procedure di mitigazione adottate o di auto protezione impiegabili;

2. sistemi di messaggistica ad hoc;

3. raccolta di schede personali con recapiti telefonici, mail o di pronta reperibilità dei soggetti stanziali ricadenti all’interno dell’area in esame;

4. incontri locali a piccoli gruppi con la cittadinanza esposta a rischio;

5. esercitazioni tematiche con il coinvolgimento della popolazione.

In relazione ai rischi diffusi sarà cura dell’U.O.A. Protezione Civile procedere a creare e mantenere aggiornati:

1. le carte tematiche del Piano di Protezione Civile Comunale da pubblicarsi sul sito web istituzionale nell’apposita sezione dedicata, raggiungibile all’indirizzo https://protezionecivile.comune.monsummano-terme.pt.it/;

2. campagne informative attraverso la presenza con stand in occasione di eventi, fiere, mercati, manifestazioni o altri eventi sul territorio;

3. predisposizione di opuscoli tematici e generici o di materiale multimediale da mettere a disposizione della cittadinanza;

4. periodica informazione istituzionale attraverso gli organi stampa comunali;

5. informazione in ambito scolastico e in altri punti di aggregazione;

6. organizzazione di corsi di formazione per i cittadini;

Informazione sul sistema di allerta nazionale, regionale e comunale

 

IT- ALERT – Sistema di Allerta Nazionale

La Direttiva UE 2018/1972 del Parlamento europeo e del Consiglio dell’11 dicembre 2018, che ha istituito il codice europeo delle comunicazioni elettroniche, ha introdotto il Sistema di allarme pubblico. In particolare, la Direttiva ha stabilito che “gli Stati membri provvedono affinché, quando sono istituiti sistemi di allarme pubblico in caso di gravi emergenze e catastrofi imminenti o in corso, i fornitori dei servizi mobili di comunicazione interpersonale basati sul numero trasmettano allarmi pubblici agli utenti finali interessati“. Il sistema di allerta nazionale denominato IT-ALERT “Sistema Nazionale di Allarme Pubblico”, è il mezzo attraverso il quale il cittadino presente in una data area è interessato mediante messaggio con standard internazionale CAP (Common Alerting Protocol) direttamente sul proprio smartphone, senza previa registrazione al servizio. Il sistema è attivato solo per le gravi emergenze e catastrofi imminenti e in corso che possono interessare il nostro Paese , tra le quali sono ricompresi gli eventi di protezione civile, come definiti dal Codice della protezione civile D.lgs. 1/2018.

Informazioni generali circa gli scenari di rischio a livello nazionale possono essere rinvenute all’indirizzo: https://rischi.protezionecivile.gov.it/it/ .

Il sistema di allertamento regionale (SAR)

Il SAR, nasce come punto di riferimento per tecnici e amministratori, fonte unica ed autorevole di dati scientifici e previsionali, ma al tempo stesso pone grande attenzione al rapporto con i cittadini, ai quali intende garantire informazioni il più possibile aggiornate e soprattutto utili anche al fine di favorire la messa in pratica delle buone norme di comportamento. I documenti e le informazioni ufficiali del sistema di allertamento regionale sono pubblicate sul sito https://www.regione.toscana.it/allertameteo/il-sistema-di-allertamento navigabile da desktop e mobile, sviluppato per rendere più agevole e tempestiva la comunicazione tra le strutture tecniche del sistema di protezione civile e le amministrazioni locali, supportare i Sindaci nel compito di informare i cittadini sui rischi attivi a livello locale e sensibilizzarli sulle norme di auto protezione.

Si sottolinea che il sito https://www.regione.toscana.it/allertameteo/il-sistema-di-allertamento rappresenta la fonte di comunicazione ufficiale per il sistema di allertamento della regione Toscana: tutte le informazioni fornite da altri canali che si discostano o interpretano i dati e i documenti presenti sul suddetto sito, non possono essere considerate istituzionali e ufficiali.

Il sistema di allertamento comunale (SAC)

Il SAC nasce con l’obiettivo di produrre un flusso costanze di informazioni verificate ed attendibili al verificarsi o al prevedersi di eventi di rilevanza comunale.

Figura 9: il Logo della Campagna “una Città Consapevole”

Il Servizio di Protezione Civile attraverso l’impiego di Social Network ed applicativi dedicati (System Alert), mantiene attivi i canali di informazione rivolti ai cittadini, agli Amministratori ed al Personale della Pubblica Amministrazione trasferendo le notizie e gli aggiornamenti relativi agli allertamenti regionali e ad altri, eventualmente, emanati a livello locale, direttamente agli interessati.

Il Responsabile della Protezione Civile Comunale ha il compito di dare la massima diffusione dell’esistenza dei citati sistemi informativi, affinché la Popolazione, gli Amministratori ed i Tecnici possano mantenersi informati.

Figura 10: la molecola della “sicurezza”

Il personale dipendente ed in particolare i Funzionari e Tecnici direttamente coinvolti nel sistema di Protezione Civile, sono tenuti a mantenersi aggiornati attraverso le medesime piattaforme oltre al monitoraggio della propria casella di posta elettronica ed utenza telefonica.

Attualmente sono attivi:

• il canale whatsapp: Protezione Civile Città di Monsummano Terme;

• Il canale Telegram: Canale ufficiale della Protezione Civile della Città di Monsummano Terme;

• l’account X-Twitter: @prot_civ_MST;

• il sito internet dedicato;

• l’ecosistema Google,

altri potranno essere attivati. La Protezione civile comunale attiva una speciale sezione di segnalazione in cui gli interessati possono segnalare fatti o situazioni che, a loro giudizio, possano inficiare o costituire di per sé un pericolo ai fini del Piano di Protezione Civile Comunale. Tali segnalazioni, raccolte e catalogate, sono trattenute presso l’U.O.C. Protezione Civile per le valutazioni e possibili successive modifiche al Piano stesso. La sezione è rinvenibile sul sito protezionecivile.comune.monsummano-terme.pt.it/segnala-una-situazione/

Modello comunicativo e formazione di una coscienza collettiva circa l’auto protezione nel medio-lungo termine

Le nuove generazioni sono tendenzialmente ben predisposte a raccogliere le sfide ambientali e sociali del loro tempo a patto che siano oggettivamente informati sulle dinamiche che li coinvolgono.

Sotto tale aspetto è quindi un obiettivo primario del Piano di Protezione Civile, andare a formare un substrato di conoscenza tale che, nel medio-lungo periodo le nuove generazioni, ormai cresciute, siano in grado di sviluppare con senso critico e attenzione agli eventi, una tale coscienza e senso di protezione.

Risulta necessario, a tal fine, quindi, procedere alla realizzazione di incontri mirati nelle scuole di ogni ordine e grado presenti sul territorio comunale al fine di cooperare con le istituzioni scolastiche nel creare la consapevolezza del rischio a cui siamo naturalmente esposti arricchita da un bagaglio culturale di “buone pratiche” di auto protezione e dalla conoscenza del sistema di Protezione Civile del quale ogni cittadino è parte.

Attraverso l’interazione con i servizi scolastici locali la Protezione Civile ed i Volontari possono predisporre delle proposte formative per gli studenti degli istituti del territorio finalizzate ad incontri dove diffondere e promuovere la Protezione Civile, le proposte saranno modulate in relazione alle fasce d’età dei giovani coinvolti:

Scuola dell’infanzia e Scuola primaria

in questa fascia d’età il gioco didattico è il miglior strumento per trasmettere la conoscenza dei rischi presenti nel mondo in cui i bambini vivono, attraverso attività motorie fatte in classe o all’esterno si trasferiscono ai giovani studenti le prime nozioni di comportamenti sicuri da tenere in caso di emergenze. Durante le prove di evacuazione possono essere realizzate simulazioni giocose per testare le nozioni trasmesse.

Scuola secondaria di secondo grado

In questo contesto vengono ripresi i rischi differenziandoli tra antropici e naturali e si sviluppano le competenze di auto protezione. Si sviluppano anche attraverso il gioco comportamenti che favoriscono la solidarietà come strumento di risposta comunitaria;

Scuola secondaria di secondo grado

Con i ragazzi delle Scuole Superiori possono essere affrontati in maniera più approfondita gli aspetti organizzativi della Protezione Civile e del volontariato al quale gli studenti maggiorenni possono eventualmente e se lo desiderano aderire

I campi di protezione civile

Le organizzazioni di volontariato, al termine di ogni anno scolastico, possono predisporre dei campi scuola di protezione civile dove, in un ambiente protetto e sicuro, vengono giocosamente riviste e approfondite le attività svolte durante gli incontri scolastici.

La realizzazione dell’informazione nel tempo reale

In relazione agli eventi previsti o in corso ed al loro sviluppo previsto devono essere predisposti preventivamente idonei messaggi da veicolare in maniera graduale a seconda del livello di criticità che ci si trova ad affrontare avendo già individuato i vettori da impiegare.

La progettazione dell’informazione passa attraverso più fasi operative:

1. rilevazione dell’evento pericoloso;

2. predisposizione, realizzazione e trasmissione della comunicazione;

3. verifica del risultato atteso.

Nella prima fase è necessario procedere a fornire risposte secondo la regola delle 5W+H, acronimo appresso esplicitato:

1. WHO, chi: valutazione del referente della comunicazione: singoli o comunitari;

2. WHAT, cosa: cosa comunicare, ovvero gli effetti dell’evento con i suoi elementi fondamentali, i rischi e le pratiche di auto tutela da adottare, le zone sicure in cui recarsi, chi e come contattare per avere informazioni, assistenza soccorso o offrire collaborazione;

3. WHERE, dove: si evidenzia dove sono attesi gli effetti dell’evento;

4. WHEN, quando: si evidenzia quando si manifesterà e/o per quanto tempo si protrarrà (ma anche quali sono i momenti migliori per diffondere e ripetere il messaggio);

5. WHY, perché: si spiega perché tutto ciò accade, ovvero viene indicato l’elemento scatenante cioè il fenomeno previsto o in corso (ma anche quali risultati ci si attende dal messaggio);

6. HOW, come: si decide come, ovvero attraverso quali canali diffondere il messaggio in relazione anche alla tipologia e al livello di allerta in atto.

Di fondamentale importanza per la comunicazione dell’informazione, in ogni sua forma, è la predisposizione pre emergenza di una rubrica telefonica e di un indirizzario mail, contenenti le numerazioni utili e gli indirizzi istituzionali degli Organi, Enti, Associazioni, Mass Media, etc., coinvolti a vario titolo nell’emergenza.

Tali elenchi, che nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali potranno essere suddivisi in elenchi consultabili a tutti ed in elenchi riservati da non diffondere, saranno aggiornati con cadenza almeno semestrale mediante atto del dirigente o Responsabile dell’U.O.A. Protezione Civile, così da mantenerli sempre attuali ed operativi.

Laddove non intercorrano variazioni nel periodo di riferimento il Responsabile suddetto, provvede ad aggiornare la versione dei documenti con numerazione progressiva da pubblicare sul sito web istituzionale.

La parte pubblica dei suddetti elenchi, quindi, è altresì pubblicata nell’apposita sezione del sito istituzionale del Comune di Monsummano Terme. Previa raccolta dei consensi informati da parte dei soggetti direttamente interessati, potranno essere raccolti dati sensibili, gestiti per le sole casistiche di contatto in emergenza, verso quei soggetti ricadenti ed individuati in aree a rischio noto.

Sotto questo profilo l’Ufficio Anagrafe provvede a richiedere una numerazione di contatto per coloro che ricadono in tali ambiti, trasmettendone la relativa scheda all’U.O.A. di Protezione Civile. Parimenti informa la U.O.A. in esame nel momento di intervenute variazioni.

La seconda fase è necessariamente connotata da velocità e precisione della comunicazione dell’informazione. Necessita essere tempestivi e precisi è opportuno che siano strutturati sistemi di trasmissione del messaggio in maniera semi automatica e che possano essere pubblicati attraverso vari sistemi di diffusione mediante l’utilizzo da parte di un operatore del modulo di interfaccia di un Content Management System (CMS), opportunamente predisposto, per la pubblicazione dei messaggi sui siti istituzionali e alla contestuale pubblicazione sui social network impiegati per la diffusione della comunicazione di Protezione Civile ed anche per la trasmissione a mailing list predefinite.

Parimenti devono essere predisposte e attivate le altre modalità di diffusione del messaggio previste dal Piano di Protezione Civile.

Non meno importante, la terza fase, consiste nella verifica dell’informazione adottate e trasmesse. Necessita quindi di procedere ad ottenere un feedback sulla reale comprensione del messaggio e, se del caso, per attuare i relativi correttivi nella fasi di ripetizione.

Sulla base di quanto esposto, per ogni rischio specifico individuato nel piano sarà predisposta una scheda informativa in relazione alla fase dell’evento e alla zona.

Caratteristiche dell’informazione

I messaggi che saranno trasmessi alla popolazione saranno suddivisi in almeno tre categorie:

1. informazione preventiva circa un evento preventivabile e con soglie stabilite;

2. informazione in tempo di crisi;

3. informazione post emergenziale.

Al fine di identificare e rendere uniforme l’informazione verso la popolazione,è adottata la P.O.E._2 cui si dovranno attenere tutti coloro che si trovino ad operare, fin dal primo momento o successivamente, con le procedure di informazione alla popolazione.